W przypadku grup powyżej 50 osób, zgłoszenie należy złożyć na co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Natomiast grupy mniej liczne powinny zgłosić przejazd najpóźniej na 2 dni robocze przed planowanym dniem wyjazdu grupy. Czyli np. gdy przejazd grupy ma się odbyć w czwartek, to zgłoszenie powinno wpłynąć do Spółki "Koleje Małopolskie" najpóźniej w poniedziałek do godziny 23:59. Zgłoszenie, które wpłynie w terminie krótszym, może zostać rozpatrzone odmownie.
 
W przypadku przejazdu grupy powyżej 20 osób (minimum 20 identycznych biletów w tej samej relacji oraz według tego samego wymiaru ulgi) można nabyć bilety z oferty specjalnej Taryfa Małopolska – Bilet grupowy, który daje ok. 10% upustu. 

Należy pamiętać, aby podczas kontroli biletów posiadać ważne dokumenty uprawniające do ulgi. Bilet grupowy można nabyć w kasach biletowych, u obsługi pociągu oraz za pośrednictwem elektronicznych kanałów sprzedaży.